Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devrez pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er juillet 2024.
À partir de cette date et selon un calendrier de mise en place progressif par taille d’entreprise, il faudra également les transmettre par voie électronique.
La facture électronique devra obligatoirement passer via une plateforme de dématérialisation publique ou privée de votre choix.
Par ailleurs, la facture électronique devra se conformer à la norme sémantique EN 16931 qui définit un modèle de données essentielles : numéro de facture, date de facturation, SIREN fournisseur et client, montants HT, taux de TVA, TVA, montants TTC, ...
Les factures devront être obligatoirement dans l’un des 3 formats suivants :
• UBL : Universal Business Language (défini par l’Organization for the Advancement of Structured Information) ;
• CII : Cross Industry Invoice (défini par l’United Nations – Economic Commission for Europe) ;
• Factur-X (défini par un consortium franco-allemand regroupant le FNFE-MPE et le FERD). Factur-X a la particularité de fournir en plus de la partie XML, une partie PDF permettant la visualisation de la facture.
Ci-dessous le schéma représentant les acteurs de l’écosystème et leurs relations
• Circuit A : l’acheteur et le vendeur passent directement par le PPF ou par un OD pour émettre et recevoir leurs factures
• Circuits B1 et B2 : l’un d’eux collabore avec une PDP (l’autre avec le PPF)
• Circuit C : les deux ont fait le choix de passer par un PDP
Actuellement le PPF est l’unique service opérationnel. Il s’agit de la plateforme gratuite de l’Etat. Le portail public de facturation est la plateforme par défaut pour l’échange dématérialisé des factures, mis en place dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique B2B. Le PPF contient un annuaire de toutes les entreprises françaises. Le PPF a l’avantage d’assurer la conformité aux exigences légales, sans avoir à se préoccuper des mises à jour des réglementations.
Les opérateurs de dématérialisation (OD) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont des acteurs privés qui offrent de nombreux services et solutions ainsi que des fonctionnalités plus avancées, notamment en termes d’automatisation. Ces services sont payants.
Les OD ne sont pas contraints par un cahier des charges à respecter. Ils n’ont pas l’obligation d’assurer l’e-reporting de TVA. Les OD proposent des services à forte valeur ajoutée mais doivent être combinés avec une plateforme (PPF ou PDP) pour soumettre des factures ou extraire des informations aux autorités fiscales.
En effet, les OD ne pourront ni lire ni écrire dans l’annuaire qui permettra d’identifier l’ensemble des assujettis. Editeurs d’ERP, d’outils de gestion, …les opérateurs de dématérialisation sont tous les acteurs qui offrent des services de dématérialisation de factures non immatriculés.
Bien que non reconnus par l’Administration fiscale, ils jouent un rôle dans le circuit de dématérialisation.
La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose des obligations à respecter pour être accrédité en tant PDP.
Les PDP agiront comme tiers de confiance vis-à-vis de l’administration fiscale. Elles devront notamment assurer la conformité des données, auront des obligations en termes d’archivage fiscal, d’e-reporting, d’interopérabilité avec les autres PDP…
Les PDP sont un gage de sécurité pour les utilisateurs dans le traitement et la transmission des données. Seuls les prestataires ayant reçu un numéro d’immatriculation pourront proposer leurs services.
Il est possible de n’utiliser que le PPF, néanmoins en fonction de la volumétrie et le type de flux ou encore les outils du SI, il sera plus simple de s’orienter vers une PDP.
A ce jour, aucune société n’a encore reçu ce numéro et ne peut donc se prévaloir d’être PDP.
Nous vous recommandons d’être vigilant et de ne vous engager auprès d’aucun candidat tant que la liste officielle ne sera pas publiée par la DGFiP.
Cette réforme est l’occasion pour les entreprises de revoir leurs processus et d’améliorer leur organisation. Elle aura un impact sur l’organisation de votre système d’information ainsi que sur votre ERP.
Dans cette perspective, GO SYSTEMES, aux côtés de ses partenaires IBM, INFOR et SAP a mis en place et coordonne un comité technique dont les objectifs courts termes sont les suivants :
o Vous éclairer et vous conseiller sur vos obligations ainsi que leurs chronologies.
o Evaluer les impacts fonctionnels et techniques sur votre système d’information.
o Définir et valider le périmètre de mise en conformité.
o Vous proposer un plan d’action avec un calendrier.
o Réaliser celui-ci ou accompagner vos ressources dans sa mise en œuvre.
o Vous assister pour les tests et la validation finale d’intégration.
